Actions sur les tâches
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Lorsqu'un utilisateur souhaite traiter une tâche qui lui est affectée il clique sur la tâche cela affiche le formulaire associé.
Lorsque la tâche est affectée à un service, le premier utilisateur qui clique pour traiter la tâche prend la responsabilité de la traiter. Il peut annuler en cliquant sur annuler l'affectation.
Une fois que la tâche a été prise en charge par un utilisateur, les autres membres du service ne la voient plus puisqu'elle est désormais affectée à l'utilisateur en question.
Si vous souhaitez contacter le demandeur pour avoir de plus amples informations, cliquez sur Contacter par email.
Pour transférer une tâche à un service ou un agent, il suffit de cliquer sur le bouton Transférer. Vous pouvez ensuite sélectionner à qui la transférer.
Il est possible d'ajouter un commentaire qui sera visible par le nouveau responsable de traitement de la tâche.
Lors de l'affichage de la tâche, le commentaire ajouté lors du transfert est affiché. Cela permet au nouveau responsable de traitement d'avoir toutes les informations.
Il est possible d'ajouter un commentaire sur la demande à traiter. Il existe deux types de commentaires :
Les commentaires publics (visibles par les usagers)
Les commentaires privés (uniquement accessible par les agents ayant accès à la demande)
Lorsque vous cliquez sur le bouton d'action Ajouter un commentaire, l'interface suivante apparaît :
Par défaut, le commentaire est public. Afin de le rendre privé, il suffit d'activer l'option correspondante.
Les commentaires seront ajoutés au suivi d'activité de la demande.
Depuis la liste des tâches, le bouton Gérer les tags permet d'associer une liste de tags à la demande associée à la tâche.
Le composant de gestion des tags apparaît une fois que vous avez cliqué sur ce bouton.
Pour ajouter un tag, il suffit de :
Soit commencer à saisir quelques caractères au clavier (la liste des tags sera filtrée en fonction de votre filtre)
Soit ouvrir la liste déroulante pour voir les 10 premiers tags.
Pour ajouter un nouveau tag, il suffit d'appuyer sur la touche espace du clavier, le nouveau tag sera automatiquement ajouté.
Une fois un tag ajouté, vous pouvez en ajouter jusqu'à 10 sur une même demande.
Cliquez ensuite sur le bouton Valider pour enregistrer l'association des tags avec la demande. Les tags sont affichés dans le détails de la tâche à traiter ainsi que dans la liste des tâches
Le gestionnaire peut définir un délai de traitement sur les tâches. Cela permet de calculer la date d'échéance. Cependant, celle-ci peut être modifiée. Il suffit de cliquer sur le bouton Définir l'échéance.
Lors d'un clic sur la date, vous pouvez sélectionner la nouvelle date d'échéance et valider afin que l'information soit prise en compte.
Depuis l'écran des tâches, vous pouvez également accéder à l'export de données afin de récupérer les données souhaitées au format Excel ou CSV.
